Le laboratoire de Chimie Analytique d’Eurofins Biomnis à Lyon nous propose ici un témoignage sur le module Tableau de Bord de Scan’Bac Paperless via le retour d’expérience de Thibault Duval, ingénieur analytique.

Depuis plusieurs années nous travaillons avec le logiciel Scan’Bac, tout d’abord sous format papier avec reconnaissance de caractères manuscrits puis sous format Paperless.
Sous format papier, la principale limite était l’écriture. Les utilisateurs se devaient d’avoir une écriture manuscrite lisible.
La bascule vers le Paperless nous a permis :
- d’harmoniser les réponses des différents intervenants techniques ce qui facilite l’interprétation biologique, 
- d’uniformiser le compte rendu et d’apporter un bénéfice aux patients par le biais d’une réponse plus claire.

Ancrés dans un processus d’amélioration continue, nous n’avons eu de cesse d’éprouver le logiciel, ce qui nous a permis, avec le soutien de l’équipe de 3Si, de gagner en productivité (en moyenne 40%). Cette productivité a été accrue grâce au travail sur le facteur décisionnel, la structuration de la maquette et l’ajout de règles de validation qui dans les cas les plus fréquents/simples permettent un processus complet de validation automatique (jusqu’à 70% de gain de temps).
Accrédité COFRAC, la valeur ajoutée relevée par les auditeurs a été la traçabilité des différents acteurs sur le dossier patient (ajout/suppression d’information, validation, saisie de réponse, de commentaire libre à destination du biologiste…) ainsi que l’harmonisation globale des réponses des intervenants (biologique et technique). La maquette a été construite sur le principe de plusieurs stades d’avancement, ce qui empêche un utilisateur non autorisé d’intervenir sur le dossier à un stade qui n’est pas le sien (un technicien ne peut pas agir sur la partie de conclusion biologique).
Fort de toutes ses améliorations, nous avons souhaité renforcer notre processus en construisant un indicateur collectif permettant d’avoir un visuel en temps réel sur notre activité (volume entrant et sortant, objectif journalier et hebdomadaire).

Sur l’ensemble du processus pré-analytique/analytique nous avons pu bénéficier du soutien et de l’expertise de la société 3Si. Ses collaborateurs ont su comprendre notre besoin et utiliser leur expertise pour répondre au mieux à nos exigences afin de nous accompagner dans la construction et le déploiement de cette nouvelle solution.
Le seul point négatif du logiciel Scan’Bac Paperless reste la partie non-conviviale de la construction de la maquette, de l’indicateur ou des règles qui s’adressent avant tout à des utilisateurs avertis. Le client lourd ne permet pas un déploiement simplifié par rapport une interface web et il est actuellement impossible d’avoir un système de sélection des réponses en fonction d’un arbre décisionnel ce qui diminuerait la perte de temps de réflexion et d’interaction.

Estimation des gains :
• Gain de traçabilité
• Gain de temps technique (harmonisation entre les techniciens, facteur décisionnel diminué, accès plus rapides aux réponses par un système de classification)
• Gain de temps Biologique (règle de validation automatique fonction des réponses techniques)
• Gain pour le patient (uniformisation du compte rendu)
• Meilleure maitrise de notre flux à l’instant présent (indicateur en temps réel)

Description de l’utilisation de la maquette Scan’Bac Paperless :
• Etape technique :
  - Le technicien scanne l’étiquette code-barres de l’échantillon ce qui ouvre directement la fiche de paillasse associée
  - Après analyse de l’échantillon, le technicien saisit les différents résultats sur la maquette, les différentes questions/réponses étant hiérarchisées pour permette une sélection plus rapide et une réduction du temps de décision
  - Le technicien valide le dossier
• Etape Biologique :
  - En fonction des résultats techniques, le biologiste émet une conclusion et une interprétation biologique
  - Le biologiste valide le dossier
• Emission du compte rendu :
  - Le compte rendu est généré automatiquement
  - L’ensemble des réponses fonctionne sur le principe de commentaire codé, ce qui permet une standardisation du compte rendu pour le client, et une transmission d’information plus claire

Cas particuliers :
Des cases techniques permettent dans des cas bien identifiés (cas fréquents, cas simples) de déclencher une validation automatique et une clôture du dossier
En fonction, du profil de réponse technique, les conclusions biologiques sont automatiquement saisies.

Avec le Scan’Bac Paperless de 3SI, gain de temps et traçabilité optimale dans la gestion des paillasses de microbiologie.
Le Scan’Bac Paperless commercialisé par la société 3SI est un outil de gestion des résultats et des documents parfaitement adapté à l’environnement médical d’un laboratoire de microbiologie. Ce système de dématérialisation des feuilles de paillasse sur des tablets-PC est idéal pour gérer les dossiers de bactériologie. Guillaume Deleglise, pharmacien biologiste chez Genbio, indique que ce système permet un gain de temps et améliore l’accessibilité au dossier patient.

Depuis combien de temps avez vous installé la solution Scan’Bac Paperless ?

Cela fait trois ans que nous disposons de cette solution Scan’Bac Paperless, au sein de notre laboratoire de microbiologie où nous réalisons toute la bactériologie polyvalente, spécialisée, et à destination des hôpitaux.

Quel est le principe du Scan’Bac Paperless ?

Cette solution consiste à faire apparaître sur une tablette une feuille de paillasse dématérialisée. Elle remplace les feuilles de paillasse sur papier. Nous avons désormais l’ensemble des résultats sur tablette, accessibles à tout moment depuis n’importe quel poste.

Pourquoi avoir fait le choix de passer de Scan’Bac Résultats en mode « scanner » à Scan’Bac Paperless ?

Le Scan’Bac Scanner nécessitait l’impression d’une feuille de paillasse pour chaque dossier. Or, nous gérons 600 dossiers par jour. Les techniciens passaient beaucoup de temps à trier des feuilles et à les réattribuer aux paillasses concernées. Le Scan’Bac Paperless est donc un gain de temps tant dans la saisie des résultats qu’au niveau de la gestion pratique. Nous disposons à tout moment des données, comme celles d’ensemencement à J0, et de prise en charge à J1. A chaque étape, le technicien s’identifie. La traçabilité est optimisée.

Quels sont les principaux gains apportés par la solution Paperless ?

L’accessibilité au dossier à tous les postes et le gain de temps sont de gros avantages. De plus, il n’y a plus de manutention du dossier papier, et cette solution permet un gain de place au niveau de la paillasse. La tablette donne aussi accès aux informations annexes en rapport avec le dossier. Nous pouvons également créer des listes, scanner toutes les boîtes en flow, et par exemple valider et envoyer 30 ou 40 résultats négatifs en une seule fois. Nous voyons plus rapidement les dossiers incomplets. Enfin, la présentation avec des zones de couleur permet de mieux mettre en évidence les différentes parties du dossier, plus agréables et plus lisibles qu’en noir et blanc. Et si nous revenons sur un dossier pour changer une donnée, il suffit de cocher ou décocher une case…

Quelles ont été les améliorations apportées par le nouveau couplage en ASTM avec Hexalis ?

Cette nouvelle programmation de la maquette de présentation du dossier permet une modification plus rapide et souple des pages Paperless : si nous modifions quelque chose sur la feuille Paperless, Hexalis, le SIL, continue à le reconnaître. Si, par exemple, nous obtenons des résultats intermédiaires tels que le nombre de leucocytes ou d’hématies dans le dossier du SIL, elles s’incrémentent en temps réel dans Paperless. Nous avons donc davantage d’informations dynamiques.

Quelle est la place de Scan’Bac Paperless depuis la récente intégration de la nouvelle chaîne automatisée de bactériologie ?

Sa place n’a pas changé, ces deux systèmes cohabitent sans problème. Nous utilisons toujours le Scan’Bac Paperless de la même façon.

Au niveau de l’accréditation de la bactériologie, quels ont été les apports de Scan’Bac Paperless ?

L’apport est surtout en matière de traçabilité en temps réel de toutes les opérations sur les dossiers. A chaque étape du dossier, les techniciens s’identifient. L’archivage est aussi plus simple.

Comment a été perçue l’utilisation des Tablets-PC sur la paillasse de microbiologie ?

Les techniciens ont très vite perçu les avantages d’avoir à disposition une tablette par zone de paillasse, et notamment le fait d’avoir accès à toutes les données immédiatement. L’utilisation d’un stylo pour tablette n’a pas posé de problème particulier. Aujourd’hui, s’il nous fallait tout refaire à la main, reprendre une imprimante, ressortir 600 feuilles par jour et les trier dans des classeurs, cela serait pour nous un vrai retour en arrière !

3Si continue aujourd’hui de faire évoluer sa solution Scan’Bac Paperless avec son nouveau module de Tableau de Bord. Cet outil permet d’avoir une visualisation rapide et claire de l’activité du laboratoire de microbiologie (nombre de dossiers en cours, dossiers hors délais, dossiers à valider, antibiogrammes à réaliser, urines négatives, dossiers urines inférieurs à 12h, dossiers urines supérieurs à 48h…). La présentation des données (tableaux, graphiques…) et le contenu du « Tableau de Bord » sont entièrement paramétrables/modifiables.